Online-Terminbuchung einrichten: Anleitung in 6 Schritten
Die Technik ist heute der kleinste Teil. Entscheidend ist, dass Leistungen, Zeiten und Regeln sauber hinterlegt sind — dann funktionieren Buchungsseite und Telefon-KI ohne Nacharbeit.
Schritt 1: Leistungen mit realistischer Dauer anlegen
Jede Leistung bekommt eine Dauer und optional einen Preis. Rechnen Sie Vorbereitung und Aufräumen ein oder arbeiten Sie mit Pufferzeiten. Faustregel: lieber fünf Minuten zu grosszügig als ein Tagesplan, der um 11 Uhr aus dem Takt gerät. Bei Termindesk können Sie den Namen der Leistung zusätzlich in jeder Sprache hinterlegen — die Übersetzung schlägt die KI vor.
Schritt 2: Öffnungszeiten, Pausen und Vorlaufzeit definieren
Hinterlegen Sie Öffnungszeiten pro Wochentag, Mittagspausen und eine Vorlaufzeit (zum Beispiel «frühestens in 2 Stunden buchbar»), damit niemand fünf Minuten vor der Tür steht. Ferien und einzelne freie Tage tragen Sie als Abwesenheit ein.
Schritt 3: Mitarbeitende und ihre Leistungen zuordnen
Wer bietet was an, und wann arbeitet diese Person? Die Buchungsseite zeigt danach nur Zeiten, zu denen die passende Person wirklich verfügbar ist — das verhindert Termine, die am Ende niemand ausführen kann.
Schritt 4: Buchungsseite sichtbar machen
Den Buchungslink gehören an alle Orte, an denen Kundinnen und Kunden Sie suchen: Website (Button «Termin buchen»), Google-Unternehmensprofil, Instagram-Bio, E-Mail-Signatur und als QR-Code im Schaufenster oder auf der Rechnung. Diese Sichtbarkeit bringt mehr Buchungen als jede Einstellung im System.
Schritt 5: Erinnerungen und Absageregeln aktivieren
Aktivieren Sie die Terminerinnerung (zum Beispiel 24 Stunden vorher) per E-Mail und — wenn gewünscht — per SMS. Legen Sie fest, bis wann Kundinnen selbst absagen oder verschieben dürfen. Beides zusammen senkt No-Shows und macht frei gewordene Zeiten sofort wieder buchbar.
Schritt 6: Telefon-KI zuschalten
Viele buchen weiterhin lieber telefonisch. Mit dem Pro-Plan erhalten Sie eine Nummer, auf die Sie Ihre bestehende Nummer bei Nichterreichbarkeit umleiten. Ab dann nimmt die KI ab, bucht in denselben Kalender und protokolliert jedes Gespräch. Nach zwei Wochen sehen Sie in der Auswertung, wie viele Anrufe sonst verloren gegangen wären.
Häufige Fehler
- Zu knapp kalkulierte Leistungsdauern — der Tag gerät in Verzug.
- Buchungslink nur auf der Website, nicht im Google-Profil.
- Keine Absagefrist: Last-Minute-Absagen lassen sich dann nicht mehr neu vergeben.
- Erinnerungen deaktiviert, weil «die Kunden kennen ihren Termin» — die No-Show-Quote sagt meist etwas anderes.
Mehr zur Software: Online-Terminbuchung, Terminverwaltung und Preise.